جلسات چالشی و مدیریت آن - وبلاگ سایه

به گزارش وبلاگ سایه، در جلسات چالشی چگونه رفتار کنیم؟

برای یک جلسه کاری مفید به فاکتورهایی نیاز است تا آن را به درستی شروع کرد و با موفقیت به سرانجام رساند. ما در این مطلب کوشش نموده ایم به تمامی پرسش ها و ابهامات شما در این باره پاسخ دهیم. با خبرنگاران همراه باشید:

آمادگی

شوارتز براین عقیده است از ویژگی برنامه ای که خوب تهیه شده باشد این است که هم ساختار جلسه در آن تعریف شده باشد و هم اعضای جلسه به عنوان مرجع در نظر گرفته شوند. افراد اگر این احساس را داشته باشند که خودشان در تهیه برنامه نقشی داشته اند، کمتر احتمال می رود که در آن اخلال ایجاد نمایند. به آنها زمان داده که طی آن بتوانند توصیه های خود را ارائه نموده و از آنها بخواهید دلایل لازم را برای مطرح کردن موضوعی که در فکر دارند بیان نمایند. همه باید حق اظهار نظر داشته باشند، اما فقط رهبر تیم می تواند تصمیم بگیرد نظر چه کسانی در جلسه مطرح گردد. هرچند با داشتن برنامه، باز هم نمی توان به طور قطع از عدم اخلال در جلسات اطمینان داشت اما داشتن برنامه باعث می گردد حق دخالت کردن داشته باشید. شوارتز توصیه می نماید وقتی در جلسه هستید، اگر کسی با یک مساله خارج از موضوع اخلال ایجاد کرد، از چنین عباراتی بهره ببرید که من متوجه ارتباط نکته ای که مطرح کردید با صحبتی که اکنون مطرح است، نمی شوم. لطفا من را کمک کنید ارتباط این دو موضوع را متوجه شوم. اگر آن شخص نتوانست شرح دهد، می توانید دوباره با مراجعه به برنامه جلسه بحثی را که مطرح بود، از سر بگیرید.

حفظ آرامش

اگر کسی در یک جلسه در صحبت شما اخلال بوجود آورد یا برای شما چالش ایجاد کرد، به نظر وایت اهمیت دارد که به شیوه رهبر مآبانه جوابگوی آن باشید. احساساتی نشوید. اگر در معرض تهدید یا عصبانی به نظر برسید اعتماد همه حاضران در جلسه را از دست می دهید. به جای این کار یادتان باشد که هدف شما این است که با خوشرویی، مهربانی، استدلال و قاطعیت واکنش نشان دهید. تن صدا و زبان بدن خود را نیز تنظیم کنید. شوارتز می گوید: وقتی پاسخ کسی را که اخلال ایجاد می نماید می دهید، باید واقعا کنجکاوانه صحبت کنید و نه به روش استیصال.

نظر افراد ماهر

شخصی که قطع نماینده جلسه است، چه عضو تیم باشد و چه با روش شما مخالف باشد یا شخصی از واحد دیگری باشد که اطلاعات نامربوط ارائه می نماید یا همکاری باشد که می خواهد در جلسه شما برنامه های خودش را به جلو ببرد، در هر صورت، رویارویی با کسی که مدام در جلسه اخلال ایجاد می نماید چالش انگیز است. جودیت وایت به عنوان استاد دانشکده کسب وکار Tuck می گوید: این شرایط مانند آن است که وقتی می خواهید ماشین خود را پارک کنید جای پارک شما را بگیرند یا وقتی در صف خرید هستید یک نفر خود را ناگهان جلوتر از شما قرار دهد. وقتی کسی در کار شما خلل ایجاد کرد یا جلوی کارتان را می گیرد یا کار شما را بی اثر می نماید طبیعی است که ناراحت شوید. این حالت ناشی از یک غریزه طبیعی است. برای مواجهه اثربخش با افراد اخلالگر باید بر احساس استیصال خود غلبه نموده و به جای آن عملکردی با فکریت کنجکاوانه داشته باشید.

استفاده از زبان بدن برای بازیابی مجدد کنترل

اگر جلسه شما در خطر خارج شدن از موضوع قرار گرفته است که علت آن هم وجود یک اخلال گر در جلسه است، می توانید با استفاده از زبان بدن و ارتباط غیرکلامی کنترل را مجددا در اختیار بگیرید. وایت می گوید؛ اگر در حالت ایستاده هستید، یک یا دو قدم به سمت شخص اخلالگر نزدیکتر شوید، به صورت او نگاه کنید و پنج ثانیه به او خیره شوید. او احساس می نماید ساعت هاست به او زل زده اید. هیچ وقت دست هایتان را به شکل صلیبی جمع نکنید. باید حالت باز داشته باشید. بعد به آرامی دور میز راه بروید، درست پشت سر کسی که در جلسه اخلال ایجاد می نماید، ایستاده و از آنجا با بقیه اعضای جلسه گفت و گو داشته باشید. همین طور ادامه دهید. البته این کار احتیاج به اعتماد به نفس و زیرکی دارد. هرچند همواره کار آسانی نیست اما به عقیده وایت این یک روش قدرتمند برای اثرگذاری است.

مصمم و قاطع

وایت می گوید، اگر یکی از همکاران مدام در جلسه اخلال بوجود می آورد، وقفه می اندازد یا یک موضوع را بارها و بارها تکرار می نماید، قاطع و محکم برخورد کنید. او پیشنهاد می نماید، چنین عباراتی بکار برده گردد: ریچ، قبلا این موضوع را مطرح نموده ای و ما صحبت های شما را شنیدیم. اگر مایل هستی می توانی بعد از جلسه بمانی و با من صحبت کنی، شاد می شوم درباره این موضوع بیشتر صحبت گردد اما فعلا اجازه بده به موضوع جلسه برسیم. یا به صورت مستقیم به وی بگویید: باب من در کوشش هستم، بفهمم اینجا چه اتفاقی در حال وقوع است. آیا اتفاقی افتاده که باعث شده چنین مسائلی را مطرح کنی؟ شاید به نظر برخی ها این استراتژی باب را در شرایط دشواری قرار دهد اما شوارتز می گوید؛ باید در شرایطی با موضوع روبه رو شوید که اطلاعات در آن نهفته است یعنی در محل جلسه و در حضور اعضای تیم. مدیریت چنین موقعیت هایی در برابر جمع باعث می گردد؛ برای تیمتان به یک الگو تبدیل شده که آنها بفهمند گفت وگوهای چالش انگیز را چگونه پیش ببرند و بعلاوه فضایی ایجاد می گردد که آنها هم بتوانند اطلاعات خود را بیان نمایند.